ứng dụng CNTT trong quản lý bệnh viện

Do tính phức tạp và đa dạng của các chuyên ngành y khoa, do tính đa dạng của mô hình và quản lý bệnh viện cho nên việc thiết kế một bộ phần mềm quản lý bệnh viện tổng thể dùng chung cho các bệnh viện là cực kỳ khó khăn, phức tạp. Các quốc gia giàu có như Mỹ, Anh Quốc, Canada, Úc... đã đầu tư nhiều tiền để trang bị một hệ thống y tế điện tử quốc gia dùng chung cho các bệnh viện nhưng cho đến thời điểm cuối năm 2011 vẫn chưa có quốc gia nào đạt đến trình độ này. Các bệnh viện chỉ ứng dụng đến mức quản lý thông tin bệnh nhân trong phạm vi bệnh viện. Đa phần các tính năng quản lý còn rời rạc, chưa kết nối thành 1 hệ thống hoàn chỉnh.

Hiện nay tại Việt Nam đã có phần mềm đầy đủ tính năng quản lý liên hoàn trên cùng một hệ thống. Các chức năng của phần mềm được phân thành các phân hệ dành cho từng đối tượng riêng. Dưới đây là liệt kê và tóm tắt chức năng chính của hệ thống phần mềm quản lý bệnh nhân.

Hệ thống quản lý bệnh nhân (Patient Information Management System - PIS): Hệ thống quản lý bệnh nhân ghi chép thông tin của bệnh nhân từ khi bắt đầu nhập viện đến khi xuất viện. Mỗi giai đoạn giao dịch của bệnh nhân với bệnh viện đều được ghi nhận bằng máy tính. Ở đây chỉ mô tả những vấn đề quan trọng mà các phân hệ chức năng cần kiểm soát.

v  Tiếp nhận – thu phí – BHYT:
- Chức năng tiếp nhận giúp ghi thông tin định danh bệnh nhân như họ tên, tuổi, giới. Ghi nhận thông tin theo từng đợt khám như nơi chuyển đến, chẩn đoán tuyến trước... Xếp loại đối tượng bệnh nhân.
- Chức năng thu phí: tùy theo loại đối tượng bệnh nhân mà cách tính phí khác nhau. Điều này quan trọng vì cách tính phí của BHYT khác nhau tùy đối tượng.
- Chức năng kiểm tra BHYT: sau mỗi đợt khám, phần mềm sẽ tự kiểm tra tính hợp lệ cho đối tựơng BHYT và lưu thông tin hóa đơn để lập báo cáo tài chính BHYT.
- Phần mềm có chức năng chuyển đổi đối tượng để giải quyết các vấn đề quên thẻ hoặc thẻ hết hạn sử dụng.

v  Phân hệ phòng khám:
- Bảng danh sách bệnh nhân chờ: BN đăng ký khám phòng khám nào thì tên bệnh nhân sẽ vào danh sách chờ của phòng khám đó.
-  Chức năng ghi sinh hiệu, tiền sử bệnh, các tình trạng đặc biệt như có thai, cho chon bú, bệnh tiểu đường... làm cơ sở cho việc kê đơn thuốc an toàn.
- Chức năng khám, ghi triệu chứng.
- Chức năng ghi y lệnh, chỉ định cận lâm sàng. Chức năng này giúp BS hoàn tất 1 y lệnh một cách nhanh chóng. BS biết giá tiền của một phiếu chỉ định để tùy chỉnh cho từng bệnh nhân.
- Chức năng kê đơn thuốc: các đơn thuốc được tự động hóa về cách kê đơn, kiểm tra trùng thuốc, trùng hoạt chất, tương tác thuốc, chống chỉ định trong trường hợp đặc biệt.
- Các xử trí khác: chuyển khám chuyên khoa khác, chuyển viện, nhập viện, tư vấn, bỏ khám.

v  . Phân hệ chẩn đoán có hình ảnh.
Các phương tiện này có tính năng chụp lại hình ảnh y khoa theo định dạng DICOM và NONDICOM. Các hình ảnh này được lưu vào hồ sơ bệnh nhân và dễ dàng được truy tìm theo mã bệnh nhân hoặc theo chẩn đoán.

v  Phân hệ xét nghiệm:
- Phân hệ xét nghiệm ghi nhận kết quả xét nghiệm và kết nạp tự động vào hồ sơ bệnh nhân. Các kết quả xét nghiệm được cảnh báo số liệu bất thường.
- Các máy xét nghiệm đời mới đều có chức năng xuất kết quả xét nghiệm ra máy tính. Hệ thống phần mềm tự động nhập kết quả từ máy xét nghiệm vào hồ sơ bệnh nhân.

v   Phân hệ dược ngoại trú:
-Chức năng nhập thuốc, định giá thuốc, xuất thuốc được thiết kế nhiều option tùy mô hình quản lý của bệnh viện.
- Phân hệ dược nối kết với phân hệ đơn thuốc điện tử để cung cấp thông tin về số lượng, đơn giá cho bác sĩ biết. Ngược lại, các đơn thuốc của BS cũng được chuyển đến phân hệ dược để khoa dược xuất bán mà không cần phải nhập liệu và tính toán lại.
- Dược ngoại trú BHYT dùng để phát thuốc cho đối tượng BHYT có mối quan hệ chặt chẽ với phân hệ thẩm định BHYT, chỉ cấp thuốc sau khi đã được duyệt.

v  Phân hệ quản lý nội trú:
- Chức năng quản lý xuất nhập viện: mô phỏng lại tờ bìa bệnh án. Các thông tin về nhập viện, xuất viện, chuyển khoa, kết quả điều trị... được lưu vào dữ liệu để xuất thành các báo cáo theo từng tiêu chí.
- Chức năng ghi bệnh án và y lệnh: bác sĩ ghi bệnh án nhập viện và bệnh án hàng ngày vào phần mềm, tương đương với tờ ruột bệnh án.
- Chức năng quản lý dịch vụ: mỗi bệnh nhân nhập viện đều có hưởng các dịch vụ y tế.
- Chức năng quản lý dược nội trú: đây là hệ thống phức tạp. Các thuốc được kê đơn sẽ được tổng hợp và chuyển đến các kho dược; nhập thuốc từ các kho dược về phân phối lại cho bệnh nhân.

v   Hệ thống quản lý dược bệnh viện
- Hệ thống kho thuốc: bao gồm kho chẵn có chức năng thu mua và phân phối thuốc cho kho lẻ; các kho lẻ được xem như các kho phân loại thuốc.
- Hệ thống dược nội trú: dùng để tổng hợp yêu cầu thuốc, gửi đến các kho, nhận thuốc về khoa và phân phối cho bệnh nhân.
- Hệ thống tủ trực: tại các khoa cấp cứu, khoa thủ thuật đều có tủ trực để quản lý các thuốc cần dùng ngay.
- Hệ thống quản lý vật tư y tế và sinh phẩm: để quản lý vật tư y tế, oxy, sinh phẩm huyết học, hóa chất...

Phân hệ báo cáo – thống kê – khai thác dữ liệu
- Toàn bộ số liệu của các khoa chức năng đều được ghi vào dữ liệu và xuất thành các hệ thống báo cáo theo mẫu chuẩn quốc gia, thành các bảng thống kê riêng của bệnh viện.
- Hệ thống dữ liệu của phần mềm sẽ trở thành nguồn tài liệu vô giá cho việc thống kê, nghiên cứu khoa học

Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lí của hệ thống  máy tính

Tăng cường chức năng quản lý bệnh viện:

1.       Trước tiên, CNTT đã giúp bệnh viện quản lý và sử dụng hiệu   quả các nguồn lực, chống thất thu viện phí,   công   khai minh   bạch tài   chính bệnh  nhân, giúp   kiểm soát sử dụng thuốc hợp lý an toàn.

2.       Về phía bệnh nhân: Thời gian chờ khám của bệnh nhân đã giảm hơn một nửa, từ 45 phút chỉ còn 25 phút; thời gian làm thủ tục xuất viện trước từ 1 – 2 giờ, nay chỉ còn 15 phút. Việc kê đơn thuốc được in trên giấy rõ ràng, dễ đọc. Đồng thời, Bệnh viện đã in kèm quy trình làm các xét nghiệm thăm dò chức năng, khám bệnh, chữa bệnh…ở mặt sau của các phiếu chỉ định cận lâm sang, giúp bệnh nhân nhanh chóng đến các khu vực theo y lệnh của bác sỹ. Bệnh nhân ngày càng hài lòng với công tác điều trị tại bệnh viện nhờ tính công khai, minh bạch khi ứng dụng CNTT.

3.      Về phía bác sỹ: Trước đây, các bác sỹ Bệnh viện Tâm thần Huế phải dành đến 75% thời gian cho công tác hành chính, nên còn rất ít thời gian tập trung cho công tác chuyên môn, từ khi ứng dụng CNTT, BS được tăng thời gian khám bệnh, từ đó làm tốt hơn công tác tư vấn, GDSK, giúp bệnh nhân và người nhà tuân thủ điều trị tốt hơn.

4.      Về phía điều dưỡng: do hạn chế sao chép bằng tay nên có thể hỗ trợ nhiều hơn cho bác sỹ trong khám bệnh và hướng dẫn bệnh nhân.

5.      Về phía dược sỹ: dễ dàng nhận biết tên của các loại thuốc, nguồn thuốc cấp phát cho bệnh nhân và nhanh chóng nắm được số lượng các loại thuốc hiện có trong kho mình quản lý để có kế hoạch tham mưu bổ sung thuốc khi cần thiết và kịp thời.

6.      Về phía bộ phận tham mưu: khi cần, sẽ nhanh chóng lấy được các số liệu cần thiết để tham mưu kế hoạch và điều chỉnh tiến độ cho phù hợp thông qua phân hệ quản lý trong hệ thống phần mềm.

7.      Về phía lãnh đạo Bệnh viện: dễ dàng quản lý việc kê đơn thuốc, nhằm giảm tình trạng đơn thuốc chưa hợp lý. Từ số liệu do phần mềm kết xuất, có thể chỉ đạo kịp thời để điều chỉnh các hoạt động nhằm phát huy tiềm năng của đơn vị, hạn chế tình trạng vượt trần BHYT, giúp bệnh nhân được hưởng đầy đủ quyền lợi hơn…

8.      Đồng thời bệnh viện đã xây dựng được Trang website để cung cấp công khai giá dịch vụ y tế, thông tin lãnh đạo, đường dây nóng, lịch khám bệnh, ....đã góp phần nâng cao chấp lượng khám chữa bệnh cho bệnh nhân và của bệnh viện.

9.      Có thể nói việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong thời gian vừa của Bệnh viện đã phát huy hiệu quả bước đầu. Tuy nhiên, với nhu cầu và yêu cầu ngày càng cao của bệnh nhân cũng như phục vụ tốt công tác quản lý của Bệnh viện đòi hỏi cần có một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh và đầy đủ các Modun đúng theo quy định của Bộ Y tế như: kê đơn điện tử, bệnh án điện tử, modun chẩn đoán hình ảnh PACS,....

Những khó khăn của ứng dụng CNTT vào quản lý bệnh viện

1.      Khó khăn lớn nhất là làm thay đổi tập quán, quy trình làm việc của các nhân viên y tế, các bác sỹ

2.      Cơ sở phòng ốc của bệnh viện dàn trải trên diện tích rộng nên việc xây dựng một mạng LAN ổn định là một việc hết sức khó khăn.

3.      Trình độ tin học của cán bộ công chức còn nhiều hạn chế.

Những trở ngại khi hệ thông ứng dung CNTT trong quản lý bệnh viện không được triển khai hoặc hệ thống bị hư hỏng:

1.       Về mặt thời gian chờ của người bệnh: thời gian chờ đợi đăng ký khám chữa bệnh lâu,  mà còn phải qua nhiều khâu hành chính, giấy tờ rắc rối vì kê khai bằng tay.

2.       Về mặt quá tải bệnh viện: từ nguyên nhân trên sẽ dẫn tới quá tải bệnh viện trong thời gian dài nếu như số người đến khám chữa bệnh nhiều.

3.       Về mặt quản lý của bệnh viện: hồ sơ lưu trữ nhiều, rời rạc, khó quản lý hết, những người quản lý bệnh viện khó quản lý được hết tất cả các khâu trong bệnh viện đang hoạt động như thế thời tại 1 thời diểm bất kỳ nào đó.

4.       Về mặt thống kê báo cáo:  thống kê và đưa ra các kết quả báo cáo là việc làm hết sứ khó khăn.