ứng dụng CNTT trong quản lý bán hàng

I.                  Ứng dụng CNTT trong quản lý bán hàng
quản lý bán hàng bằng phần mềm là một hệ thống được sử dụng để giảm chi phí hoạt động đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Phần mềm này có thể được sử dụng cho các quá trình khác nhau bao gồm giao nhiệm vụ cho nhân viên, quản lý luồng công việc, và theo dõi tiến độ công việc. Phần mềm sẽ cho phép các tổ chức kinh doanh tập trung vào năng lực cốt lõi và lợi thế chiến lược, ngoài ra nó còn giúp sắp xếp các mục tiêu kinh doanh của công ty với các chương trình khuyến mãi và bán hàng.

Các quy trình nghiệp vụ:

1)      Nhập hàng từ nhà cung cấp:
Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa. Các thông tin bao gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…  Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

2)      Xuất hàng từ kho lên quầy:
Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không. Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất. Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách nhiệm đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu trữ. Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật.

3)      Bán hàng tự chọn:
Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

4)      Kiểm kê hàng hóa:
Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê. Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nào

5)      Lập các báo cáo thống kê:
Tùy thuộc vào quy định của siêu thị mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra. Các loại hình báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn,... và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp

Các chức năng quản lý:

Quản lý hóa đơn, công nợ, thanh toán

§  Quản lý công nợ, hạn mức công nợ của khách hàng

§  Xử lý hóa đơn (Invoice): cho phép nhiều hóa đơn trên một đơn hàng

§  Quản lý việc thanh toán (Payment): cho phép nhiều lần thanh toán trên một đơn hàng

§  Khả năng thống kê doanh số của khách hàng

Quản lý khách hàng

§  Quản lý thông tin chi tiết và các thông tin liên lạc của khách hàng

§  Quản lý các hoạt động giao dịch liên quan đến khách hàng: Báo giá, bán hàng… 

§  Khả năng thống kê doanh số của khách hàng

§  Khả năng thống kê doanh số của khách hàng nằm trong TOP doanh số cao nhất 

§  Hỗ trợ các chức năng dịch vụ chăm sóc khách hàng 

Quản lý bán hàng

§  Bán hàng tại quầy, bán hàng giao nhận

§  Quản lý đơn đặt hàng 

§  Hỗ chức năng xử lý các chính sách giá khác nhau 

§  Xử lý đơn đặt hàng: Bán hàng bán lẻ, bán sỉ, bán dự án 

§  Quản lý trạng thái của các đơn hàng 

§  Quản lý quy trình trả hàng của khách, giá phải trả…

Quản lý điều phối xuất kho, giao nhận, lắp đặt

§  Quản lý quy trình chuyển đơn hàng, điều phối xuất kho, giao nhận…

§  Chỉ định xuất kho tối ưu (hàng chậm bán xuất trước…)

§  Quản lý phân công giao hàng, lắp đặt…

§  Giao vật tư, công cụ dụng cụ…

§  Quyết toán vật tư

Quản trị mua hàng

§  Quản trị nhà cung cấp

§  Thiết lập hàng hóa cần khai thác

§  Phân tích đặt hàng (phân tích theo tồn kho, doanh số, hàng bỏ mẫu…)

§  Quản lý quy trình yêu cầu hàng (từ ngành hàng), duyệt yêu cầu hàng, đặt hàng nhà cung cấp…

§  Công nợ, hạn mức công nợ với nhà cung cấp…

§  Quản lý nhập hàng vào một hoặc nhiều kho, có thể nhận một lần hoặc nhiều lần

§  Quản lý hoá đơn, chứng từ nhập liệu…

Quản trị kho hàng

§  Khả năng quản lý nhiều kho hàng tại nhiều địa chỉ khác nhau: quản lý chuyển kho, xuất hàng từ kho xác định, các thống kê cho từng kho

§  Nhập kho và kiểm tra nguyên vật liệu (NVL) từ nhà cung cấp… Xuất nguyên vật liệu

§  Xuất nguyên vật liệu

§  Xử lý việc chuyển hàng hóa, vật tư trong kho

§  Theo dõi tồn kho

§  Quản lý mức lưu kho tối thiểu (Reorder point)

§  Xử lý các số lượng tồn kho (Onhand), số lượng đã nhận cộc (OnSO), số lượng đang được đặt mua hàng (OnPO)…

§  Báo cáo tồn kho: tổng hợp nhập xuất tồn, báo cáo tồn theo kho, theo thời điểm

Quản trị tài chính

§  Kế toán mua hàng

§  Kế toán bán hàng

§  Kế toán Công nợ

§  Kế toán kho

§  Kế toán thu chi

§  Kế toán vốn bằng tiền 

§  Kế toán tài sản 

§  Kế toán tổng hợp

§  Báo cáo thuế

§  Báo cáo tài chính

§  Báo cáo quản trị

Quản trị nhân viên

§  Quản lí thông tin nhân viên

§  Khen thưởng kỷ luật

Những nghiệp vụ chính yếu

·         ƒ Nghiệp vụ bán hàng:

Xuất hiện: Có khách hàng đến mua hàng.

Cách thực hiện: Tính tiền cho khách, lập hóa đơn và cập nhật vào CSDL.

Chịu trách nhiệm: Tổ thu ngân.

·         ƒ Nghiệp vụ quản lý kiểm kê:

Xuất hiện: kiểm tra tình trạng hàng hóa và số lượng tồn trên quầy.

Cách thực hiện: kiểm tra số lượng tại kho và hàng trưng bày tại quầy.

Chịu trách nhiệm: Tổ mặt hàng

·         ƒ Nghiệp vụ quản lý nhập hàng

Xuất hiện: khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp.

Cách thực hiện: lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào CSDL.

Chịu trách nhiệm: Tổ quản lý

·         ƒ Nghiệp vụ quản lý xuất hàng

Xuất hiện: khi xuất hàng hóa từ kho lên quầy trưng bày.

Cách thực hiện: lập phiếu xuất hàng hóa và cập nhật CSDL.

Chịu trách nhiệm: Tổ quản lý

·         ƒ Nghiệp vụ thống kê tổng hợp:

Xuất hiện : Lập và gửi báo cáo tổng hợp cho ban giám đốc hợp tác xã.

Cách thực hiện : Tổng hợp các báo cáo do tổ tin học lập.

Chịu trách nhiệm: Tổ văn phòng

  Ưu điểm và sự cần thiết trong thực tế:

ü  Ưu điểm:

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:  tiết kiệm thời gian chi phí, quản lý hiệu quả các nguồn lực,  xư lý nhanh gọn khối dữ liệu lớn, tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng đến mua hàng, tiết kiệm chi phí nhân viên, thông tin là công khai để bảo đảm quyền lợi cho mỗi cá nhân tăng khả năng quản lý của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kinh doanh, dễ dàng triển khai trên mọi doanh nghiệp kinh doanh.

ü  Sự cần thiết trong thực tế:

Nếu không có hệ thống này thì ọi hoạt động liên quan bị đình trệ: như hệ thống quản lý, hệ thống nhập hàng,việc kiểm kê hàng hóa và việc thống kê doanh số bán hàng bị đình trệ, thời gian xuất hóa đơn cũng như việc tính toán tiền phải trả và tiền thối lại cho người mua hàng chậm trễ và dễ xảy ra sai xót. Báo cáo doanh số và doanh thu bán hàng gặp khó khăn khi việc báo cáo phải làm hằng ngày và lưu lại trên giấy tờ rời rạc, dẫn đến khó khăn trong việc tính toán, quản lý của cả doanh nghiệp.